Base – Buildings And Services è una società cooperativa con sede a Milano che si occupa di gestire gli interventi tecnici e di manutenzione presso edifici scolastici e residenze studentesche, tra cui due grandi complessi scolastici di Milano (che includono nido, scuola dell’infanzia, scuola primaria di primo e secondo grado e scuola superiore) e numerose residenze per studenti a Milano, Roma, Bologna, Verona, Trieste e Genova.
Ogni stabile ha un referente in Base, il Building Manager, che si occupa in toto dell’edificio, coordinando i fornitori e interfacciandosi con i direttori delle strutture. Proprio con l’obiettivo d’incrementare le performance e rendere le operazioni più efficienti, Base ha scelto di implementare TeamSystem Enterprise Asset Management di TeamSystem Construction.
Una piattaforma integrata di Property Management per gestire l’inventario, la consistenza e il valore immobiliare, ma anche di Asset and Facility Management (gestione di impianti, asset e spazi) e di Maintenance Management (gestione dei controlli, attività programmate e interventi di manutenzione).
Tra gli aspetti operativi del programma che si sono rivelati maggiormente utili, vi è l’efficienza del fascicolatore di dati, in cui vengono organizzate e raccolte tutte le informazioni inerenti agli immobili e ai vari interventi di facility management.
Per quanto riguarda le attività programmate, un apposito modulo consente di definire la programmazione o la ciclicità delle attività di controllo, manutenzione, pulizia, ecc. Il software, inoltre, assegna automaticamente l’attività ai fornitori ed è semplice verificare l’effettivo rispetto del piano e l’assenza di criticità.
L’utilizzo del software gestionale porta vantaggi anche ai clienti di Base, ovvero ai direttori degli istituti scolastici e ai referenti delle residenze studentesche che, dopo due anni di utilizzo si dicono soddisfatti di aver trovato un referente sempre disponibile e proattivo, avendo così registrato una maggiore efficienza.
Stefano Re | Building Manager Base
«In passato gestivamo la manutenzione programmata e le richieste d’intervento relative a guasti tramite mail, appunti, fogli sparsi, messaggistica via telefono, ecc. Dovendo gestire 37 strutture questa modalità di operare non era sostenibile, provocava un dispendio di energie, di organizzazione e di costi, con elevato rischio di errore. Un software gestionale ci permette invece di tenere traccia degli interventi e di rispondere in modo più efficiente alle richieste: ad esempio, grazie al software posso accorpare in una giornata più lavori nella stessa struttura o nella stessa zona; oppure, avendo lo storico delle segnalazioni ricevute, ci rendiamo immediatamente conto se lo stesso impianto continua a guastarsi. Un’altra esigenza era quella di monitorare con precisione i costi: con TeamSystem Enterprise Asset Management ogni intervento può essere associato al suo costo e questo ci mette nella condizione di sapere esattamente quanto abbiamo speso per ogni segnalazione, per ogni immobile, per ogni mese, informazioni che si rivelano molto utili per stilare il budget annuale. Al momento di scegliere il software da adottare, abbiamo condotto un’indagine di mercato, valutando le proposte di diversi fornitori. A tutti abbiamo sottoposto le nostre esigenze e TeamSystem Construction si è dimostrato disponibile a fornirci un software modulato sulle richieste specifiche. Non un prodotto standard, quindi, ma arricchito con variabili studiate su misura per Base. Anche nel rapporto costi/benefici, TeamSystem Construction è risultato il player più concorrenziale, fornendoci un servizio completo che includeva anche la formazione all’utilizzo del software e un’assistenza tecnica completa. Si ha costantemente sotto osservazione tutto quello che succede durante l’anno. E per quanto riguarda i costi, si possono ottenere report – che noi condividiamo con i nostri clienti – per tenere monitorati i budget. È intuibile e facilmente utilizzabile, non bisogna essere esperti per lavorare un ticket, si entra velocemente nel meccanismo riuscendo così ad avere tempi strettissimi di evasione delle richieste. Il nostro cliente può accedere a tutta la documentazione relativa al suo edificio, scaricarla, stamparla. Nel sistema c’è una cartella dove c’è tutto, sempre a disposizione. In più, sono disponibili le piante e la planimetria dell’edificio. Basta cliccare sul locale in cui bisogna intervenire per aprire la segnalazione che in automatico si auto-compila. Rimane tutto scritto e tracciato, quindi TeamSystem Enterprise Asset Management è anche uno strumento di trasparenza tra fornitori e clienti. Siamo partiti alla fine del 2017 con una prima versione del gestionale, dopo qualche mese abbiamo chiesto ulteriori funzionalità e nel 2018 le abbiamo ottenute. Una seconda release, ancora più completa, è stata installata nel gennaio 2020. TeamSystem Construction ha ascoltato le nostre esigenze, che sono state soddisfatte. Oggi utilizziamo il software per gestire la quasi totalità delle nostre strutture (rimangono escluse solo quelle che, per loro motivi interni, non hanno potuto implementarlo)». (vb)
